Total Cost of Ownership (TCO): la metrica chiave per ottimizzare la gestione degli asset azienda

Il Total Cost of Ownership (TCO), o Costo Totale di Possesso, è la metrica che risponde all’esigenza, un indicatore che illumina il reale impatto economico di un investimento. Comprendere e applicare il TCO significa passare da una visione di spesa a una di investimento strategico, con benefici diretti sulla redditività e sulla sostenibilità operativa dell’impresa.

Decifrare il Total Cost of Ownership: oltre il prezzo d’acquisto

Il concetto di Total Cost of Ownership si basa su un principio semplice: il costo di un bene non si esaurisce con il suo prezzo di listino. Esistono numerosi altri costi, diretti e indiretti, che emergono durante l’intero arco di vita utile dell’asset. Un’analisi TCO si articola di solito in tre fasi principali: acquisizione, operatività e dismissione.

La fase di acquisizione include, oltre al prezzo di acquisto, le spese di trasporto, installazione, configurazione e formazione iniziale del personale. Sono costi una tantum che costituiscono solo la punta dell’iceberg.

La fase di operatività è quella che incide in parte maggiore sul TCO, in quanto comprende i costi operativi diretti, come consumi energetici, carburante, materiali di consumo e licenze software, a cui si sommano i costi di manutenzione programmata o correttiva. Vanno incluse anche le spese per assicurazioni, tasse di possesso e i costi del personale dedicato alla gestione e all’utilizzo dell’asset.

Esistono poi costi indiretti, spesso più difficili da quantificare ma non meno significativi. Tra essi figurano i costi derivanti da un eventuale fermo macchina, la perdita di produttività associata a un bene poco performante o i costi di aggiornamento tecnologico.

La fase finale di dismissione riguarda i costi associati al fine vita dell’asset. Smaltimento, riciclaggio, eventuali spese di bonifica o, al contrario, il valore residuo ricavabile dalla sua vendita. Ignorare tali costi significa avere una visione incompleta dell’investimento complessivo.

La Formula del TCO: un calcolo strategico per decisioni profittevoli

Sebbene non esista una formula universale valida per ogni tipologia di asset, lo schema logico per il calcolo del TCO è replicabile. La sua applicazione richiede un’attenta analisi e una precisa raccolta di dati. La formula generale si può sintetizzare come segue:

TCO = Cᵢ + Σₙ₌₁ᴺ (Cₒₙ + Cₘₙ) − Vᵣ

Dove:

• Cᵢ = Costi Iniziali (acquisto, installazione, ecc.)
• Cₒₙ = Costi Operativi per l’anno n
• Cₘₙ = Costi di Manutenzione per l’anno n
• N = Numero di anni di vita utile dell’asset
• Vᵣ = Valore Residuo al termine del ciclo di vita

L’applicazione della formula evidenzia come un bene con un costo iniziale inferiore possa, nel tempo, rivelarsi più oneroso di un’alternativa più costosa al momento dell’acquisto ma con minori costi operativi e di manutenzione. Ad esempio, un veicolo elettrico ha un prezzo di listino superiore a un analogo modello a combustione interna, ma i suoi costi legati a carburante e manutenzione sono inferiori, così come le emissioni.

Un’analisi TCO può dimostrare, dati alla mano, la convenienza economica e ambientale della prima opzione su un orizzonte temporale di medio-lungo periodo. Si tratta di un approccio che sposta il focus decisionale dal risparmio immediato alla creazione di valore sostenibile nel tempo.

Il ruolo dei dati nel calcolo del TCO per gli Asset Mobili

Il calcolo di un TCO attendibile si basa sulla qualità e sulla granularità dei dati raccolti. Per gli asset stazionari, come i macchinari di produzione, il monitoraggio dei costi è relativamente circoscritto. La sfida si amplifica quando si analizzano asset mobili, come le flotte di veicoli aziendali, contesto in cui le variabili da considerare sono numerose e dinamiche: consumo di carburante, stile di guida degli autisti, usura degli pneumatici, frequenza degli interventi di manutenzione, premi assicurativi legati alla sinistrosità, multe e pedaggi.

Una stima basata su dati storici o su medie di settore è un punto di partenza, ma non possiede l’accuratezza necessaria per decisioni strategiche. Per trasformare il calcolo del TCO da una stima approssimativa a una certezza matematica, è indispensabile un flusso di dati preciso e costante.

Qui entrano in gioco le tecnologie digitali, piattaforme telematiche avanzate in grado di raccogliere in tempo reale una mole enorme di informazioni provenienti dai veicoli. I dati sui chilometri percorsi, sui consumi effettivi, sulle ore di utilizzo, sui codici di errore della diagnostica di bordo (OBD) e sulla localizzazione GPS diventano la base per un’analisi puntuale.

Una soluzione completa come SafeFleet aggrega tali informazioni in cruscotti e reportistica di facile consultazione, che evidenziano le inefficienze e le aree di miglioramento. Attraverso l’analisi di tali dati, il Fleet Manager può ottimizzare i percorsi, promuovere stili di guida più efficienti, pianificare la manutenzione in modo proattivo e, in definitiva, abbattere i costi operativi che gravano sul TCO.

Applicazioni concrete del TCO: dalla scelta del fornitore alla sostenibilità

L’adozione del TCO come metrica di riferimento modifica in modo profondo i processi decisionali aziendali. Si tratta di uno strumento per il dipartimento acquisti, ma con un approccio che permea diverse funzioni aziendali.

Nella scelta dei fornitori, il TCO spinge a valutare le offerte oltre che sul prezzo, anche sulla qualità, l’affidabilità e i costi di manutenzione previsti. Un fornitore che propone un macchinario più efficiente dal punto di vista energetico o con intervalli di manutenzione più lunghi può risultare più conveniente, anche a fronte di un costo iniziale maggiore.

Nella gestione degli asset IT, il TCO aiuta a valutare il costo totale di hardware e software, che include licenze, aggiornamenti, supporto tecnico e consumo energetico dei server. Una scelta orientata a soluzioni cloud, ad esempio, può modificare in modo radicale la struttura dei costi, e spostarli da investimenti in conto capitale (CAPEX) a spese operative (OPEX) per ridurre il TCO complessivo.

Infine, il TCO è connesso alla sostenibilità aziendale, in quanto la misurazione dei consumi energetici, delle emissioni e dei costi di smaltimento è parte integrante dell’analisi. Ottimizzare il TCO significa quasi sempre ridurre l’impatto ambientale. La scelta di veicoli a basse emissioni, di macchinari ad alta efficienza energetica o di materiali riciclabili oltre ad essere una questione di responsabilità sociale, è una leva per migliorare la redditività attraverso la riduzione dei costi operativi e di fine vita. Il TCO, quindi, diventa uno strumento per tradurre le strategie di sostenibilità in decisioni vantaggiose a livello economico, tramite l’allineamento degli obiettivi di profitto a quelli di tutela ambientale e responsabilità sociale.