Registrare chiamate dipendenti: ecco quando e come il datore lo può fare

Come può essere tutelata la privacy di un dipendente e in particolare delle sue chiamate? Oppure, rovesciando il punto di vista, fino a dove si può spingere un datore nel registrare chiamate dipendenti? Il decreto semplificazioni ha riscritto alcune norme sul controllo dei lavoratori, risalenti ad una legge del 1970. Gianluca Spolverato, avvocato, esperto di lavoro e diritto sindacale dello studio Spolverato Barillari & Partners, ha affrontato l’argomento sul sito Il Futuro al Lavoro, approfondendo la questione. Ed è sulla sua analisi che ci basiamo per chiarire alcuni aspetti della nuova normativa.

Un primo distinguo: gli strumenti di lavoro, sui quali è possibile in linea teorica esercitare un controllo, non sono tutti uguali. Vengono infatti suddivisi in due grandi categorie.

1. strumenti aziendali dati al lavoratore e da questi utilizzati per rendere la prestazione di lavoro affidata;
2. oppure strumenti che servono e vengono utilizzati per ragioni di carattere produttivo, organizzativo, o per finalità di tutela del patrimonio o di sicurezza.

La differenza è importante: nel primo caso, infatti, non c’è bisogno di autorizzazione da parte del datore di lavoro per effettuare il controllo. Il dipendente però deve essere informato, in maniera circostanziata, su come utilizzare tali strumenti (cellulari, smartphone, ecc) e sul fatto che possono essere soggetti a controllo.

Diversa la questione nel secondo caso: scatta infatti un regime autorizzatorio. Il datore può effettuare i controlli solo dopo aver ricevuto il via libera. Da chi? In generale dalle rsa o rsu: a loro ci si deve rivolgere per trovare un accordo. Se non ci si riuscisse, il datore può rivolgersi direttamente alla direzione territoriale del lavoro competente. Se l’azienda ha più sedi sul territorio nazionale, ci si può rivolgere ai sindacati nazionali o, se il tentativo fallisse, al Ministero del Lavoro. La direzione territoriale del lavoro può quindi decidere senza avere l’ok delle rsu: solitamente lo fa dopo un sopralluogo in azienda, per stabilire eventuali modalità di controllo. In ogni caso, fino al parere della Dtl, nessuno strumento può essere controllato. Farlo senza autorizzazione è un reato penale, anche se lieve, e in maniera più grave per la violazione delle norme sulla privacy. In nessun caso i dati raccolti senza autorizzazione possono essere utilizzati.

Ed ecco cosa ricorda Spolverato sui sistemi di registrazione delle chiamate.

I sistemi di registrazione delle chiamate, di regola, NON servono per rendere la prestazione, per cui ricadono tra quegli strumenti che possono essere installati solo se l’utilizzo è giustificato da ragioni di carattere produttivo e/o organizzativo. Andrebbe quindi richiesta l’autorizzazione. Come pure andrebbe chiesta per potere usare sistemi di monitoraggio della posta elettronica, o per il controllo di internet, o per l’installazione di telecamere o impianti audiovisivi che consentano di vedere o sentire cosa fanno o dicono i dipendenti.